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Idee
Die Idee
Die Urlaubsplanung der Mitarbeiter zählt wohl in keinem Unternehmen zu den Kernaufgaben der Geschäftstätigkeit. Damit sich ein Unternehmen darauf konzentrieren kann, was wirklich wichtig ist, sollte ein Thema wie die Urlaubsplanung der Mitarbeiter vor allem folgende Eigenschaften erfüllen: einfach, schnell, zugänglich.
Mit unserem Angebot steht nun eine einfach zu handhabende Lösung zur Verfügung, die die Verwaltung des Urlaubs und anderer Abwesenheiten von Mitarbeitern in einem Unternehmen oder einer Abteilung sowohl schneller als auch durch Zugriff über das Internet von überall zugänglich macht.
Kurzanleitung
Kurzanleitung in 5 Minuten
Sie können sich in 5 Minuten einen Überblick über die Nutzung unseres Angebotes machen. Lesen Sie sich dazu die Kurzinformation durch, die in Form eines PDF-Dokumentes für Sie bereit liegt:
5-Minuten-Kurzanleitung
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Registrierung und Anmeldung
Registrierung
Um das Angebot zu nutzen ist eine Registrierung notwendig. Für die Registrierung sind nur wenige Informationen notwendig.
Es können auch schon die Angaben über Feiertagsdefinitionen, Jahresurlaubstage und Wochenarbeitstage angegeben werden. Diese Angaben dienen dann zukünftig stets als Vorlage beim Anlegen neuer Benutzer. Diese Benutzer erhalten dann standardmäßig die gleichen Angaben zugeordnet. Natürlich können für jeden Benutzer dann aber auch andere Werte eingestellt werden.
Nach der Registrierung wird eine E-Mail an die angegebene Email-Adresse mit den Zugangsdaten verschickt. Mit diesen Zugangsdaten kann die Anmeldung erfolgen.
Nach der Anmeldung können dann weitere Benutzer angelegt werden.
Achtung: Die Registrierung muss nur einmal erfolgen, anschliessend werden weitere Benutzer über die Funktion "Neuen Benutzer anlegen" angelegt. Die neuen Benutzer müssen sich nicht registrieren.
Anmeldung
Nach der Registrierung wird eine E-Mail an die angegebene Email-Adresse mit den Zugangsdaten verschickt. Mit diesen Zugangsdaten kann die Anmeldung erfolgen.
Dazu dienen die zwei Eingabefelder im linken Bereich, in denen Benutzer (der Benutzername entspricht der Email-Adresse) und Passwort eingegeben werden.
Nach anschließendem Klick auf "Anmelden" gelangt man in den geschützten Mitgliederbereich, in denen weitergehende Funktionen zur Verfügung stehen.
Bei Klick auf eine der zahlreichen Funktionen wird zunächst die Eingabe eines neuen Passwortes erforderlich, bevor die Funktionen genutzt werden können.
Benutzerrollen
Die Benutzerrollen
Die Benutzerrollen bestimmen, welche Funktionen dem jeweiligen Benutzer zur Verfügung stehen. So kann beispielsweise nur ein Administrator oder Vorgesetzter neue Benutzer anlegen, ein Mitarbeiter hingegen nicht.
Beim Anlegen eines Benutzers kann gewählt werden, welche Rolle der neue Benutzer einnehmen soll. Dabei kann zwischen den Rollen "Admin", "Vorgesetzter" und "Mitarbeiter" gewählt werden. Der erste Benutzer, der die Registrierung durchgeführt hat, erhält automatisch die Rolle "Administrator".
Mitarbeiter
Ein Mitarbeiter kann die Grundfunktionen des Angebotes nutzen wie Urlaub beantragen, Abwesenheiten eintragen, seinen Urlaub oder Abwesenheiten in der Übersicht oder Kalenderansicht anzeigen oder eine Telefonliste anzeigen.
Vorgesetzter
Der Vorgesetzte kann die gleichen Funktionen nutzen wie der Mitarbeiter, gleichzeitig ist er auch für die Genehmigung oder das Ablehnen der Urlaubsanträge der ihm zugeordneten Mitarbeiter verantwortlich. Weiterhin kann er Einstellungen vornehmen, so z.B. Wochenarbeitstage der Mitarbeiter, Zuordnung der Mitarbeiter zu Vorgesetzten und weitere Einstellungen.
Administrator
Der Amdinistrator hat alle Funktionen zu Verfügung wie der Vorgesetzte, zusätzlich kann er jedoch auch globale Einstellungen vornehmen, wie beispielsweise die Liste der Abwesenheitstypen, die sämtliche Benutzer eingeben und verwalten dürfen.
Mitarbeiter
Ein Benutzer in der Rolle "Mitarbeiter" hat folgende Funktionalitäten zur Verfügung:
- Eingabe von Urlaubsanträgen
- Eingabe von Abwesenheiten
- Anzeige von Urlaubseintragungen
- Anzeige von Abwesenheitseintragungen
- Anzeige des Urlaubskonto
- Anzeige der Urlaubseintragungen der Kollegen
- Telefonliste seiner Kollegen
- Eigenes Profil anzeigen und bearbeiten
- Anzeige der zugeordneten Feiertage
- Passwortänderung
Vorgesetzter
Ein Benutzer in der Rolle "Vorgesetzter" hat folgende Funktionalitäten zur Verfügung:
- sämtliche Funktionalitäten eines Benutzers in der Rolle "Mitarbeiter"
- Genehmigen und Ablehnen von Urlaubsanträgen der ihm zugeordneten Mitarbeiter
- Übersicht über die zugeordneten Mitarbeiter
- Neuen Benutzer anlegen
- Zuordnung von Benutzern zu Vorgesetzten
- Anzeige der Urlaubskonten
- Anzeige der Abwesenheiten
- Anzeige der Krankmeldung
- Einstellung von Wochenarbeitstagen
- Einstellung des Urlaubsanspruchs
Administrator
Ein Benutzer in der Rolle "Administrator" hat folgende Funktionalitäten zur Verfügung:
- sämtliche Funktionalitäten eines Benutzers in der Rolle "Vorgesetzter"
- Verwaltung von Feiertagsdefinitionen
- Verwaltung von Feiertagen
- Auswahl von bearbeitbaren Abwesenheitstypen
Neue Nutzerkonten erstellen
Eingabemethoden
Zum Eingeben eines Benutzers stehen dem Benutzer in der linken Navigationsleiste die Funktion "Benutzer anlegen" zur Verfügung. Diese Funktion nur Benutzern in den Rollen Administrator und Vorgesetzter zur Verfügung steht. Benutzer der Rolle Mitarbeiter haben diese Möglichkeit nicht.
Nach Klick auf "Benutzer anlegen" können Sie wählen, wie Sie die neuen Nutzerkonten erstellen möchten:
Ein neues Nutzerkonto erstellen
Über diese Eingabemethode können Sie ein Nutzerkonto erstellen, indem Sie alle Angaben zu dem Nutzer eintragen.
Nutzerdaten importieren (Per Excel Datei)
Über diesen Weg können Sie eine Excel-Vorlage herunterladen, in der Sie die Daten der Nutzerkonten eintragen, also Name, Email-Adresse, Abteilung, usw. Die ausgefüllt Excel-Datei laden sie dann hoch und erstellen auf diese Weise mehrere Nutzerkonten mit nur einem Mausklick.
Mehrere Nutzer erstellen
Mit dieser Möglichkeit können Sie mehrere Nutzerkonten erstellen.
Ein neues Nutzerkonto erstellen
Bei der Methode der vollständigen Eingabe müssen alle Angaben über den neuen Benutzer durch die Person, die den Benutzer anlegt eingegeben werden.
Natürlich hat der Mitarbeiter anschließend dennoch die Möglichkeit, Informationen zu korrigieren bzw. zu vervollständigen.
Nach Ausfüllen der Anmeldeinformationen erhält der Mitarbeiter eine E-Mail an die angegebene Email-Adresse mit allen Anmeldeinformationen.
Das Passwort wird dabei aus einer zufälligen Zeichenfolge erstellt. Nach der Anmeldung muss der neue Benutzer zunächst ein neues Passwortes angeben.Nutzerdaten importieren
Über diesen Weg können Sie eine Excel-Vorlage herunterladen, in der Sie die Daten der Nutzerkonten eintragen, also Name, Email-Adresse, Abteilung, usw. Die ausgefüllt Excel-Datei laden sie dann hoch und erstellen auf diese Weise mehrere Nutzerkonten mit nur einem Mausklick.
Direkt nachdem Sie die Excel-Datei hochgeladen haben, bekommen Sie für jeden Eintrag in der Excel-Datei eine Rückmeldung angezeigt. Auf diese Weise sehen Sie auf einen Blick, welche Nutzerkonten erstellt werden konnten und bei welchen Zeilen es Fehler oder fehlende Informationen gab.
Sollten beim Erstellen der Nutzerkonten Fehler aufgetreten sein, können Sie die beetroffenen Zeilen in der Excel-Datei einfach korrigieren oder ergänzen und die Datei nochmal hochladen.Mehrere Nutzerkonten erstellen
Mit dieser Möglichkeit können Sie mehrere Nutzerkonten gleichzeitig im Browser erstellen. Dabei sind nur wenige Angaben für jedes Nutzerkonto erforderlich.
Der Mitarbeiter erhält dann anschliessend automatisch eine E-Mail mit allen erforderlichen Anmeldeinformationen. Danach hat er die Möglichkeit, seine Daten selbst zu vervollständigen.
Benutzer zu Vorgesetzten zuordnen
Nutzen der Zuordnung
Die Information, welcher Benutzer welchem Vorgesetzten zugeordnet ist, ist lediglich für den Urlaubsfreigabeprozeß relevant. Wird ein Urlaubsantrag gestellt, so wird er dem zugeordneten Vorgesetzten zur Genehmigung oder Ablehnung zugestellt.
Da Administratoren die gleichen Funktionalitäten wie auch Vorgesetzte haben (und darüber hinaus noch weitere), können Mitarbeiter auch einem Administrator zugeordnet werden, der dann für die Urlaubsanträge verantwortlich ist.
Jeder Benutzer ist stets genau einem Vorgesetzten zugeordnet. Auch Vorgesetzte und Administratoren werden einem Vorgesetzten zugeordnet. Zu Beginn, nach der Registrierung, also wenn zunächst nur ein einziger Administrator angemeldet ist, ist dieser eine Benutzer sich selbst zugeordnet: seine Urlaubsanträge werden von ihm selbst freigegeben oder abgelehnt. Das läßt sich dann ändern, wenn weitere Benutzer (Vorgesetzte) angelegt wurden.
Ein Benutzer kann aber -sofern es sich um einen Vorgesetzten oder Administrator handelt- aber durchaus auch bewußt sich selbst zugeordnet sein, wenn sein Urlaub nicht durch eine zweite Person freigegeben werden soll.
Zuordnungen verwalten
Für Administratoren und Vorgesetzte besteht in der linken Navigationsleiste eine Funktion "Vorgesetzte". Nach Klick auf diesen Link erhält man zunächst eine Übersicht über alle Mitarbeiter, gruppiert nach den jeweiligen Vorgesetzten.
Möchte man nun einzelne Benutzer einem anderen Vorgesetzten zuordenen, so werden die entsprechenden Benutzer markiert (durch Klick auf das Auswahlkästchen links in der Zeile), anschliessend wird am Ende der Liste der gewünschte Vorgesetzte ausgewählt und schließlich auf "Zuweisen" geklickt.
Danach lädt sich die Anzeige erneut und zeigt die Änderungen an.
Benutzer der Rolle "Mitarbeiter" können diese Zuordnung nicht vornehmen.
Urlaubsantrag
Der Verlauf des Urlaubsantrags
Ein Urlaubsantrag wird gemäß folgendem Ablauf erfaßt und bearbeitet:
1. Urlaubsantrag stellen
Der Urlaubsantrag wird ausgefüllt und abgesandt. Sobald der Urlaubsantrag auf Status "Beantragt" gesetzt wurde, kann er vom Antragsteller nicht mehr bearbeitet werden.
2. Email-Information über Urlaubsantrag an Vorgesetzten
Der zugeordnete Vorgesetzte erhält automatisch eine E-Mail mit der Information über den beantragten Urlaub.
3. Urlaubsantrag genehmigen oder ablehnen
Der Empfänger der E-Mail kann nun den Urlaubsantrag genehmigen oder ablehnen.
4. Email-Information über Genehmigung oder Ablehnung
Der Antragsteller erhält automatisch eine E-Mail über die Genehmigung bzw. Ablehnung seines Urlaubsantrages.
5. Statusänderung
Der Urlaubsantrag wird damit auf den Status "Genehmigt" oder "Abgelehnt" gesetzt und entsprechend in den tabellarischen Übersichten bzw. farblich in den kalendarischen Übersichten angezeigt.Urlaubsantrag stellen
Um einen neuen Urlaubsantrag einzugeben steht in der linken Navigationsleiste die Funktion "Urlaub beantragen" zur Verfügung.
Nach Klick auf diesen Link öffnet sich die Eingabemaske für den Urlaubsantrag. Hier können Start- und Endedatum, sowie Bemerkungen, halber oder ganzer Tag und der Status der Bearbeitung angegeben werden.
Solange der Status eines Urlaubsantrages auf "In Bearbeitung" eingestellt ist, kann der Urlaubsantrag noch überarbeitet werden und wird noch nicht dem Vorgesetzten zur Genehmigung bzw. Ablehnung vorgelegt.
Sobald der Status des Urlaubsantrage auf "Beantragt" eingestellt wurde, wird der Urlaubsantrag automatisch an den Vorgesetzten weitergegeben, der diesen dann ablehnen oder genehmigen kann.
Bei der Eingabe des Urlaubsantrages werden automatisch Plausibilitätsprüfung durchgeführt. So muss das Endedatum nach dem Startdatum liegen (außer bei einem halben Tag Urlaub), das Datum muß gültig sein und der betroffene Zeitraum darf sich nicht mit bereits bestehendem Urlaub decken.
Urlaubsantrag freigeben oder ablehnen
Nachdem ein Urlaubsantrag eingegeben wurde und auf Status "Beantragt" gestellt wurde, erhält der zugeordnete Vorgesetzte die Möglichkeit, den Urlaubsantrag freizugeben oder abzulehnen.
Dazu hat er folgende zwei Möglichkeiten:
Per Link aus der Informations-Email
Der Vorgesetzte erhält automatisch eine E-Mail mit den Informationen über den Urlaubsantrag. In dieser E-Mail werden auch zwei Links angefügt, die dem direkten Genehmigen bzw. Ablehnen des Urlaubsantrages dienen.
Per Übersicht über offne Urlaubsanträge
Der Vorgesetzte kann sich darüber hinaus jederzeit anmelden und sich per Klick auf "Offene Anträge" in der linken Navigationsleiste alle aktuell offenen Urlaubsanträge anzeigen lassen. Hier hat er nun die Möglichkeit mehrere Urlaubsanträge auszuwählen und gesammelt zu genehmigen bzw. abzulehnen.
Urlaubsantrag bearbeiten oder entfernen
Ob ein Urlaubsantrag noch geändert werden kann und von wem hängt davon ab, in welchem Status er sich befindet:
In Bearbeitung befindlicher Urlaubsantrag
Wenn Sie einen Urlaubsantrag eingegeben haben und dieser noch auf dem Status "In Bearbeitung" steht, können Sie den Eintrag noch ändern und auch löschen. Dazu klicken Sie einfach unter "Ihr Urlaub" auf "Übersicht" und klicken dann in der Liste der Urlaubsanträge auf das Symbol mit dem Schraubstock zum Bearbeiten oder auf das Symbol mit dem Papierkorb zum Löschen.
Bereits beim Vorgesetzten vorgelegter Urlaubsantrag
Wenn Sie den Urlaubsantrag bereits auf "Beantragt" gestellt haben und dieser somit dem Vorgesetzten zum Freigeben/Ablehnen vorgelegt wurde, oder wenn der Urlaubsantrag bereits freigegeben oder abgelehnt wurde, kann der Antragsteller den Antrag weder ändern noch löschen. Das ist natürlich deswegen notwendig, da sonst eine bereits genehmigter und genutzter Urlaub nachträglich wieder gelöscht werden könnte.
Der Vorgesetzte kann den Urlaubsantrag aber dennoch löschen. Das ist beispielsweise dann notwendig, wenn ein Mitarbeiter während des Urlaubs erkrankt und somit der Urlaubsantrag in zwei Teile aufgeteilt werden müsste: einen Zeitraum für den Urlaub und einen Zeitraum für die Krankheitseintragung.
Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist ein Ändern des Urlaubsantrags nach dem Freigeben/Ablehnen nicht mehr möglich, stattdessen muss der Antrag gelöscht werden und ein neuer Antrag eingestellt werden, wie folgt:
1) Melden Sie sich als Vorgesetzter oder Admin an
2) Klicken Sie links unterhalb "Verwaltung" unterhalb "Urlaubsanträge" auf "Übersicht"
3) In der Liste der Urlaubsanträge klicken Sie bei dem betroffenen Urlaubsantrag auf das Symbol mit dem Papierkorb (bitte beachten Sie: das Papierkorb-Symbol bekommen Sie nur angezeigt, wenn der Administrator die Option "Vorgesetzte dürfen Urlaubsanträge löschen" aktiviert hat. Diese Option findet sich für den Admin über den Link "Einstellungen" und anschließend "Globale Einstellungen".)
Urlaubsanspruch und Urlaubskonto
Eigenes Urlaubskonto einsehen
Das Urlaubskonto verwaltet die Angaben über
- Urlaubsanspruch für jedes Jahr
- Resturlaub aus dem Vorjahr für jedes Jahr
- Sonderurlaub für jedes Jahr
Um sich sein eigenes Urlaubskonto anzeigen zu lassen, steht die Funktion "Urlaubskonto" unter "Ihr Urlaub" in der linken Navigationsleiste zur Verfügung.
Nach Klick auf diesen Link wird neben den Urlaubsansprüchen (Jahresurlaub und Resturlaub und Sonderurlaub) auch der bisher genommene Urlaub und der daraus resultierende noch verbleibende Urlaub angezeigt.
Ebenso kann das Urlaubskonto für andere Jahre angezeigt werden, durch Klick auf einen der Pfeile neben der Jahreszahl.Urlaubskonto der Mitarbeiter einsehen
Ein Benutzer in der Rolle "Administrator" oder "Vorgesetzter" kann zusätzlich zum eigenen Urlaubskonto auch die Urlaubskonten seiner Mitarbeiter einsehen.
Um sich die Urlaubskonten anzeigen zu lassen, steht die Funktion "Urlaubskonten" unter "Urlaubsübersicht" in der linken Navigationsleiste zur Verfügung.
Nach Klick auf diesen Link werden die Urlaubskonten der Mitarbeiter tabellarisch dargestellt und der jeweilige Urlaubsanspruch (Jahresurlaub und Resturlaub und Sonderurlaub) und der genehmigte und somit verbleibende Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr angezeigt.
Ebenso können die Urlaubskonten für andere Jahre angezeigt werden, durch Klick auf einen der Pfeile neben der Jahreszahl.
Urlaubsanspruchswerte der Mitarbeiter bearbeiten
Ein Benutzer in der Rolle "Administrator" oder "Vorgesetzter" hat die Möglichkeit, den Urlaubsanspruch seiner Mitarbeiter zu bearbeiten. So kann er beispielsweise Sonderurlaub eingeben oder den Jahresurlaub festlegen.
Um die Werte für den Urlaubsanspruch wie Jahresurlaub, Resturlaub, Sonderurlaub der Mitarbeiter anzuzeigen und zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
1) Melden Sie sich als Vorgesetzter oder Administrator an
2) Klicken Sie links unten auf "Einstellungen"
3) Klicken Sie rechts auf "Urlaubsanspruch"
Danach werden die Angaben über die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter tabellarisch dargestellt. Ebenso wird für jede bearbeitbare Zahl eine Eingabemöglichkeit angezeigt, in der die aktuellen Werte bereits voreingetragen sind. Diese Werte können nun überschrieben werden und mit Klick auf "Ändern" übernommen werden.
Bitte beachten Sie, dass durch das Absenden einer Änderung nur die Informationen aus der Zeile, in der der "Ändern"-Button angezeigt ist, übertragen werden. Somit wird immer nur diese eine Zeile übernommen. Änderungen an anderen Zeilen gehen verloren.
Dadurch empfiehlt es sich dringend, eine Zeile zu bearbeiten und vor dem Bearbeiten der nächsten Zeile zunächst auf den entsprechenden "Ändern"-Button zu klicken.
Krankmeldungen
Krankmeldung eingeben
Jeder Benutzer kann neben der Eingabe von Urlaubsanträgen auch andere Abwesenheiten eintragen, darunter auch "Krankheit".
Um einen Zeitraum mit der Abwesenheit "Krankheit" einzutragen, steht die Funktion "Neuer Eintrag" unter "Abwesenheiten" in der linken Navigationsleiste zur Verfügung.
Nach Klick auf diesen Link kann als Abwesenheitsart "Krankheit"(*) ausgewählt werden und der Zeitraum angegeben werden.
Nachdem der Status dieses Eintrages auf "Bearbeitung abgeschlossen" gesetzt wurde, kann der Vorgesetzte die Krankmeldung auch einsehen.
(*) Dieser Abwesenheitstyp kann von dem Administrator deaktiviert werden, so dass die Eingabe dieser Abwesenheit ggf. nicht zur Verfügung steht.Krankmeldungen einsehen
Ein Benutzer in der Rolle "Administrator" oder "Vorgesetzter" kann die Krankmeldungen seiner Mitarbeiter einsehen.
Um die Krankmeldungen der Mitarbeiter anzuzeigen, steht die Funktion "Krankmeldungen" unter "Urlaubsübersicht" in der linken Navigationsleiste zur Verfügung (*).
Nach Klick auf diesen Link werden die Krankmeldungen der Mitarbeiter tabellarisch dargestellt.
(*) Krankmeldungen sind Abwesenheitseintragungen der Mitarbeiter mit dem Abwesenheitstyp "Krankheit". Der Administrator kann die Eingabe einzelner Abwesenheitstypen deaktivieren, so auch den Typ "Krankheit". Damit könnten die Benutzer keine Krankmeldungen eingeben, ebenso steht dann der hier genannte Link mit der Übersicht über die Krankmeldungen nicht zur Verfügung.Krankmeldung bearbeiten oder entfernen
Ob ein Krankheitseintrag noch geändert werden kann und von wem hängt -analog zu den Urlaubsanträgen- davon ab, in welchem Status er sich befindet:
In Bearbeitung befindlicher Krankheitseintrag
Wenn Sie einen Krankheitseintrag eingegeben haben und dieser noch auf dem Status "In Bearbeitung" steht, können Sie den Eintrag noch ändern und auch löschen. Dazu klicken Sie einfach unter "Abwesenheiten" auf "Übersicht" und klicken dann in der Liste der Einträge auf das Symbol mit dem Schraubstock zum Bearbeiten oder auf das Symbol mit dem Papierkorb zum Löschen.
Krankheitseintrag im Status "Bearbeitung abgeschlossen"
Wenn Sie den Krankheitseintrag bereits auf "Bearbeitung abgeschlossen" gestellt haben, kann der Antragsteller den Antrag weder ändern noch löschen.
Der Vorgesetzte kann den Krankheitseintrag aber dennoch löschen. Das ist beispielsweise dann notwendig, wenn ein Mitarbeiter früher als geplant wieder zurück zur Arbeit kommt.
Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist ein Ändern des Krankheitseintrags dann jedoch nicht mehr möglich, stattdessen muss der Eintrag gelöscht werden und ein neuer Eintrag eingestellt werden, wie folgt:
1) Melden Sie sich als Vorgesetzter oder Admin an
2) Klicken Sie links unterhalb "Verwaltung" unterhalb "Abwesenheiten" auf "Übersicht"
3) In der Liste der Abwesenheitseintragungen klicken Sie bei dem betroffenen Eintrag auf das Symbol mit dem Papierkorb (bitte beachten Sie: das Papierkorb-Symbol bekommen Sie nur angezeigt, wenn der Administrator die Option "Vorgesetzte dürfen Abwesenheitseinträge löschen" aktiviert hat. Diese Option findet sich für den Admin über den Link "Einstellungen" und anschließend "Globale Einstellungen".)
Wochenarbeitstage
Konzept der Wochenarbeitstage
Mit den Wochenarbeitstagen kann für jeden Mitarbeiter angegeben werden, welche Wochentage als Arbeitstage gelten sollen.
Damit können für Mitarbeiter mit einer 5-Tageswoche die Wochentage Montag bis Freitag als Arbeitstage festgelegt werden. Mitarbeiter, die auch am Samstag arbeiten kann Montag bis Samstag als Arbeitstag zugeordnet werden.
Selbstverständlich kann jeder Wochentag einzeln für jeden Mitarbeiter einzeln als Arbeitstag definiert werden, so dass auch beispielsweise einem Mitarbeiter die Tage Montag, Freitag und Samstag als Arbeitstage festgelegt werden können.
Die Wochenarbeitstage sind lediglich für ein Kriterium relevant: die Anzahl abgegoltener Urlaubstage. Gemäß den Wochenarbeitstagen wird auf Basis der eingestellten Wochenarbeitstage die Anzahl Urlaubstage errechnet, die für den genommenen Urlaub abgegolten werden.
Beispiel:
Mitarbeiter Müller hat als Wochenarbeitstage Montag bis Freitag eingestellt, Mitarbeiter Schmitt von Montag bis Samstag.
Wenn nun beide Mitarbeiter einen einwöchigen Urlaub von Montag bis Sonntag eintragen, so werden für den Mitarbeiter Müller 5 Urlaubstage angerechnet, für den Mitarbeiter Schmitt aber 6 Arbeitstage (natürlich werden ggf. noch entsprechende Feiertage berücksichtigt, die auch für jeden Mitarbeiter einzeln festgelegt werden können).Wochenarbeitstage der Mitarbeiter bearbeiten
Ein Benutzer in der Rolle "Administrator" oder "Vorgesetzter" kann die Wochenarbeitstage seiner Mitarbeiter bearbeiten.
Um die Wochenarbeitstage der Mitarbeiter anzuzeigen und zu bearbeiten, steht die Funktion "Wochenarbeitstage" unter "Einstellungen" in der linken Navigationsleiste zur Verfügung.
Nach Klick auf diesen Link werden die Wochenarbeitstage der Mitarbeiter tabellarisch dargestellt. Dabei sind Wochentage, die als Arbeitstage gelten jeweils mit einem Häkchen aktiviert.
Um nun die Wochenarbeitstage für die Mitarbeiter neu zu setzen, werden die entsprechenden Wochentage per Mauskllick aktiviert bzw. deaktiviert. Nachdem alle Änderungen durchgeführt wurden, werden die Änderungen mit Klick auf "Änderungen senden" (ganz unten, unter der Liste) übernommen.
Dabei können alle Wochenarbeitstage geändert werden, auch in verschiedenen Zeilen, und nach Klick auf "Änderungen senden" werden sämtliche Änderungen übernommen.
Feiertage und Feiertagsregelungen
Feiertage und Feiertagsregelungen
In verschiedenen Ländern und Regionen gelten unterschiedliche Feiertage. Damit ist es für eine Urlaubsplanung unabdingbar, Mitarbeitern verschiedene, individuell definierbare Feiertage zuzuordnen.
Dieser Überlegung ist mit den Feiertagsregelungen Rechnung getragen.
Feiertagsregelung
Eine Feiertagsregelung ist die Zusammenfassung bestimmter Feiertage zu einer eigenständigen Feiertagsregelung.
Durch das Prinzip der Feiertagsregelungen ist es möglich, verschiedenen Mitarbeitern im Unternehmen unterschiedliche Feiertage zuzuordnen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die Mitarbeiter in unterschiedlichen Standorten arbeiten, für die auch unterschiedliche, regionsspezifische Feiertage gelten.
Beispiel:
In Deutschland gilt für das Bundesland Baden-Württemberg der Feiertag Allerheiligen. In Hamburg gilt dieser Feiertag hingegen nicht.
Nun kann für jedes Bundesland eine eigene Feiertagsregelung erstellt werden - mit bzw. ohne den Feiertag Allerheiligen.
Den Mitarbeitern der Niederlassungen in den zwei Regionen können nun die entsprechenden Feiertagsregelungen zugewiesen werden.
Globale Feiertagsregelungen
Um den Verwaltungsaufwand zu minimieren, stehen bereits vordefinierte Feiertagsregelungen zur Verfügung, so z.B. für alle Bundesländer in Deutschland inklusive Ausnahmen (z.B. Bayern mit und ohne Maria Himmelfahrt), Österreich und die Schweiz.
In Zukunft werden sukzessive neue Feiertagsregelungen angelegt.
Globale Feiertagsregelungen stehen immer allen Benutzern zur Verfügung, persönlich angelegte Feiertagsregelungen stehen immer nur dem Administrator zur Verfügung, der die Regelung erstellt hat.
Demnach können globale Feiertagsregelungen im Gegensatz zu persönlich angelegten Feiertagsregelungen nicht geändert werden.
Feiertage
Da eine Feiertagsregelung eine Zusammenfassung bestimmter Feiertage darstellt, ist für das Anlegen und Bearbeiten von persönlichen Feiertagsregelungen das Anlegen und Bearbeiten von Feiertagen Voraussetzung.
Globale Feiertage
Auch hier gilt, dass bereits vordefinierte Feiertage im System eingestellt sind, die dann in eigene Feiertagsregelungen übernommen werden können. So sind beispielsweise Neujahr oder Ostern bereits angelegt.
Tipp:
Hier gelangen Sie zu einer Übersicht über verschiedenste Feiertage.
Variable Feiertage
Manche Feiertage finden nicht jährlich zu einem bestimmten Datum statt, sondern hängen von bestimmten Faktoren ab. Dazu zählen beispielsweise die christlichen Feiertage Ostern, Fronleichnam oder Pfingsten.
Diese Feiertage werden als variable Feiertage ausgewiesen, da sie nicht jedes Jahr am gleichen Datum stattfinden.
Variable Feiertage sind stets auch globale Feiertage und können nicht als eigene Feiertage angelegt werden. Eigene Feiertage weisen stets das gleiche Datum (Tag und Monat) im Jahr auf.
Feiertage anlegen und bearbeiten
Die Feiertage können über die Funktion "Feiertage" unter "Einstellungen" in der linken Navigationsleiste (nur Administrator) eingesehen, angelegt und bearbeitet werden.
Globale Feiertage und variable Feiertage (beispielsweise Ostern) können nicht bearbeitet werden, sie können aber in eigenen Feiertagsdefinitionen genutzt werden.
Feiertagsregelungen anlegen und bearbeiten
Ein Benutzer in der Rolle "Administrator" kann Feiertagsdefinitionen anlegen und verwalten.
Um die Feiertagsdefinitionen anzuzeigen und zu bearbeiten, steht die Funktion "Feiertagsdefinition" unter "Einstellungen" in der linken Navigationsleiste zur Verfügung.
Globale Feiertagsdefinitionen können nicht bearbeitet werden, sie können aber verwendet werden, um Benutzern die darin enthaltenen Feiertage zuzuordnen.Zuweisen von Feiertagen an Mitarbeiter
Ein Benutzer in der Rolle "Administrator" oder "Vorgesetzter" kann die Feiertage für die Mitarbeiter festlegen, indem er jedem Mitarbeiter eine bestimmte Feiertagsregelung zuordnen kann.
Um die Feiertagsregelung, die für einen Benutzer gilt, anzugeben oder zu ändern, kann wie folgt vorgegangen werden:
1. Klick auf "Übersicht" unter "Benutzer" in der Navigationsleiste im linken Bereich
2. Es werden die Benutzer angezeigt
3. Klick auf das Icon in der entsprechenden Zeile
4. Auswahl der gewünschten Feiertagsregelung
Auf Basis der Feiertagsregelung werden die Urlaubstage des Benutzers automatisch errechnet. Dies geschieht in Echtzeit bei Aufruf entsprechender Ansichten.
Deswegen können Feiertagsregelungen jederzeit geändert bzw. neu zugeordnet werden. Danach werden die Urlaubstage vollautomatisch auf Basis der neu definierten Feiertage berechnet.
Ein variabler Feiertag fehlt
Sie möchten einen variablen Feiertag auswählen, der aber nicht zur Verfügung steht?
Geben Sie uns Bescheid, und wir richten den Feiertag umgehend und kostenlos ein: Klicken Sie dazu bitte hier und teilen uns Ihr Anliegen mit.
Abwesenheitstypen
Abwesenheitstypen aktivieren
Ein Benutzer in der Rolle "Administrator" kann festlegen, welche Abwesenheitstypen von seinen Mitarbeitern eingegeben und bearbeitet werden können.
Um die aktuell aktivierten Abwesenheitstypen anzuzeigen und zu bearbeiten, steht die Funktion "Abwesenheitstypen" unter "Einstellungen" in der linken Navigationsleiste zur Verfügung.
Nach Klick auf diesen Link werden alle Abwesenheitstypen aufgelistet. Die für die Bearbeitung aktivierten Abwesenheitstypen sind mit einem Häkchen markiert.
Durch Setzen bzw. Entfernen der Häkchen können einzelne Abwesenheitstypen aktiviert bzw. deaktiviert werden. Nach Klick auf "Änderungen senden" werden die Änderungen übernommen.
Wenn ein Benutzer eine Abwesenheit eingetragen hat und der Administrator nachträglich den Abwesenheitstyp aus der Liste der bearbeitbaren Abwesenheitstypen entfernt, so bleibt der Abwesenheitseintrag des Benutzers bestehen und wird auch weiterhin angezeigt.
Lediglich das erneute Anlegen einer Abwesenheit mit dem deaktivierten Abwesenheitstyp ist nicht mehr möglich.
Wird der Abwesenheitstyp "Krankheit" deaktiviert, so können nicht nur keine Krankmeldungen mehr erfaßt werden, weiterhin wird den Benutzern in den Rollen "Administrator" und "Vorgesetzter" auch die Funktion "Übersicht über Krankmeldungen" nicht mehr angezeigt.
Die Abwesenheitstypen gelten stets für alle Benutzer; es ist nicht möglich, einzelnen Benutzern unterschiedliche Abwesenheitstypen freizuschalten.Neue Abwesenheitstypen anlegen
Ein Admin kann beliebige Abwesenheitstypen festlegen und verschiedenste Einstellungen vornehmen, beispielsweise:
- Name der Abwesenheit (Deutsch und Englisch)
- Kürzel zur Anzeige im Kalender
- Farbe zur Anzeige im Kalender
- Eingabeberechtigung der Abwesenheit für Admins, Vorgesetzte und Mitarbeiter
- Maskieren fremder Abwesenheitseinträge für Nutzer vom Typ "Mitarbeiter"
- Genehmigungspflichtig ja/nein
- Berechtigung zum Löschen eigener Einträge je nach Status des Eintrages
Um einen neuen Abwesenheitstyp einzugeben oder die Einstellungen bestehender Abwesenheitstypen zu bearbeiten, melden Sie sich mit einem Admin-Nutzer an, klicken links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere..", dann rechts oben auf "Abwesenheitstypen"Abwesenheitseintrag bearbeiten oder entfernen
Ob ein Abwesenheitseintrag noch geändert werden kann und von wem hängt -analog zu den Urlaubsanträgen und Krankheitseintragungen- davon ab, in welchem Status er sich befindet:
In Bearbeitung befindlicher Abwesenheitseintrag
Wenn Sie einen Abwesenheitseintrag eingegeben haben und dieser noch auf dem Status "In Bearbeitung" steht, können Sie den Eintrag noch ändern und auch löschen. Dazu klicken Sie einfach unter "Abwesenheiten" auf "Übersicht" und klicken dann in der Liste der Einträge auf das Symbol mit dem Schraubstock zum Bearbeiten oder auf das Symbol mit dem Papierkorb zum Löschen.
Abwesenheitseintrag im Status "Bearbeitung abgeschlossen"
Wenn Sie den Abwesenheitseintrag bereits auf "Bearbeitung abgeschlossen" gestellt haben, kann der Antragsteller den Antrag weder ändern noch löschen.
Der Vorgesetzte kann den Abwesenheitseintrag aber dennoch löschen.
Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist ein Ändern des Abwesenheitseintrag dann jedoch nicht mehr möglich, stattdessen muss der Eintrag gelöscht werden und ein neuer Eintrag eingestellt werden, wie folgt:
1) Melden Sie sich als Vorgesetzter oder Admin an
2) Klicken Sie links unterhalb "Verwaltung" unterhalb "Abwesenheiten" auf "Übersicht"
3) In der Liste der Abwesenheitseintragungen klicken Sie bei dem betroffenen Eintrag auf das Symbol mit dem Papierkorb (bitte beachten Sie: das Papierkorb-Symbol bekommen Sie nur angezeigt, wenn der Administrator die Option "Vorgesetzte dürfen Abwesenheitseinträge löschen" aktiviert hat. Diese Option findet sich für den Admin über den Link "Einstellungen" und anschließend "Globale Einstellungen".)
Urlaubssperren
Die Urlaubssperren
Mit den Urlaubssperren können beliebige Termine festgelegt werden, an denen kein Urlaub genommen werden darf. Die Urlaubssperren gelten immer für alle Benutzer.
Wenn ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag einstellen möchte und dieser mit mindestens einer der festgelegten Urlaubssperren kollidiert, so kann der Urlaubsantrag nicht eingegeben werden, stattdessen erhält der Benutzer eine entsprechende Fehlermeldung.
Urlaubsanträge, die beim Eingeben der Urlaubssperre bereits vorhanden sind, werden nicht nachträglich entfernt oder abgelehnt - diese sind von der Urlaubssperre also in keiner Weise betroffen.
Urlaubssperren anzeigen
Wenn Sie sich die Urlaubssperren anzeigen lassen möchten, die für Sie gelten, gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten an
- Klicken Sie links unten in der Navigationsleiste auf "Urlaubssperren"
Urlaubssperren bearbeiten
Wenn Sie Urlaubssperren eingeben, bearbeiten oder löschen möchten, so müssen Sie dazu grundsätzlich berechtigt sein. Sie sind berechtigt, Urlaubssperren zu bearbeiten, wenn Sie
- als Admin angemeldet sind oder
- als Vorgesetzter angemeldet sind und der Admin in den "Globalen Einstellungen" erlaubt hat, dass Vorgesetzte die Urlaubssperren bearbeiten dürfen
Wenn Sie berechtigt sind, Urlaubssperren zu bearbeiten, können Sie das wie folgt machen:
- Melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten an
- Klicken Sie links unten in der Navigationsleiste auf "Urlaubssperren"
- Klicken Sie nun auf "Urlaubssperren bearbeiten" oder "Urlaubssperren löschen" (wenn Sie diese Links nicht angezeigt bekommen, dann sind Sie hierfür nicht berechtigt, siehe oben)
Danach folgen Sie den Erläuterungen auf der Seite zum Bearbeiten/Eingeben/Löschen von Urlaubssperren.
Nur eine einzige Urlaubssperre löschen statt alle
Wenn Sie statt aller Urlaubssperren nur eine bestimmte Urlaubssperre löschen möchten, so gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten an
- Klicken Sie links unten in der Navigationsleiste auf "Urlaubssperren"
- Klicken Sie nun auf "Urlaubssperren bearbeiten" (wenn Sie diesen Link nicht angezeigt bekommen, dann sind Sie hierfür nicht berechtigt, siehe oben)
- Entfernen Sie alle Angeben aus den Feldern der Urlaubssperre (Startdatum, Enddatum, Grund), die Sie löschen möchten
- Klicken Sie auf "Speichern"
- Damit werden die anderen Urlaubssperren beibehalten und die eine Urlaubssperre gelöscht
Urlaubsantrag trotz Urlaubssperre
Wenn für einen Zeitraum eine Urlaubssperre verhängt wurde, ist es unter keinen Umständen möglich, für diesen Zeitraum einen Urlaubsantrag zu stellen - die Urlaubsverwaltung meldet stattdessen einen entsprechenden Fehler zurück.
Stattdessen bleibt nur folgende Möglichkeit, um trotzdem einen Urlaubsantrag in dem betroffenen Zeitraum einzustellen:
- Lassen Sie die Urlaubssperre durch Ihren Admin löschen (oder löschen Sie sie selbst, wenn Sie dazu berechtigt sind)
- Tragen Sie den Urlaubsantrag ein
- Lassen Sie die Urlaubssperre durch Ihren Admin wieder neu eintragen (oder tragen Sie sie selbst ein, wenn Sie dazu berechtigt sind)
Teilzeitmitarbeiter
Teilzeitmitarbeiter
Sie können mit der Software auch die Abwesenheiten und den Urlaub von Mitarbeitern verwalten, die in Teilzeit arbeiten. Dabei beachten Sie bitte folgende Informationen:
Viele Unternehmen rechnen den Urlaubsanspruch auf Basis der Arbeitszeit um und gewähren anteilsmäßig weniger Urlaub. Wenn ein Vollzeitmitarbeiter beispielsweise im Jahr Anspruch auf 30 Tage Urlaub hat, dann gewähren viele Unternehmen ihren Teilzeitmitarbeitern mit 50% der Arbeitszeit nur 50% des Urlaubsanspruchs, also 15 Tage. Diese Umrechnung ist aber nicht notwendig und laut dem deutschen Bundesurlaubsgesetz auch falsch.
Stattdessen gilt folgender Grundsatz:
Ein Teilzeitmitarbeiter hat grundsätzlich den gleichen Urlaubsanspruch wie ein Vollzeitmitarbeiter und zur Berechnung eines anteiligen Urlaubsanspruchs ist lediglich die Anzahl der Wochenarbeitstage relevant. Die tägliche Arbeitszeit je Wochentag darf dabei nicht berücksichtigt werden, auch nicht wenn diese unregelmäßig ist.
Dazu folgende Beispiele (Annahme: ein Vollzeitmitarbeiter hat Anspruch auf 30 Urlaubstage im Jahr bei einer 5-Tage-Woche zu je 8 Stunden von Montag bis Freitag):
Fall 1) Teilzeitmitarbeiter mit 5-Tagewoche und regelmäßiger Arbeitszeit
Dieser Teilzeitmitarbeiter erhält genau wie der Vollzeitmitarbeiter ebenfalls 30 Urlaubstage im Jahr. Zwar arbeitet er nur 50% der Zeit eines Vollzeitmitarbeiters, aber mit einem Urlaubstag erhält der Teilzeitmitarbeiter auch nur halb so viel freie Zeit, so dass bei gleicher Anzahl Urlaubstage dem Teilzeitmitarbeiter gegenüber dem Vollzeitmitarbeiter kein Vorteil entsteht.
Fall 2) Teilzeitmitarbeiter mit 3-Tagewoche und regelmäßiger Arbeitszeit
Dieser Teilzeitmitarbeiter erhält 3/5 des Anspruchs eines Vollzeitmitarbeiters, da er an 3 von 5 Arbeitstage in der Woche arbeitet. Er erhält also 3 / 5 * 30 = 18 Urlaubstage. Auch hier ist es irrelevant, ob er an jedem der drei Tagen jeweils 4 Stunden arbeitet oder 6 Stunden oder eine andere Stundenzahl. Er erhält in jedem Fall 18 Urlaubstage.
Fall 3) Teilzeitmitarbeiter mit unregelmäßiger Stundenzahl an verschiedenen Wochentagen
Ob ein Teilzeitmitarbeiter an verschiedenen Wochentagen eine verschiedene Anzahl an Stunden arbeitet (beispielsweise Montags 6 h, Dienstags 3 h und Freitags 3 h) ist für die Berechnung des Urlaubsanspruchs nicht relevant. Auch in diesem Fall gilt das gleiche wie oben bei Fall 2: die Anzahl Wochentage, an denen der Mitarbeiter arbeitet sind die Berechnungsgrundlage für den Urlaubsanspruch, unabhängig von der Anzahl Stunden je Wochentag.
Wenn der Teilzeitmitarbeiter beispielsweise Montags 8 h arbeitet, Dienstags nur 3 h und Freitags 5 h, erhält dieser Teilzeitmitarbeiter dennoch 3 / 5 * 30 = 18 Urlaubstage, die er nach Ermessen und in Abstimmung mit dem Arbeitgeber beantragen und wahrnehmen kann. Für die Berechnung ist also nur relevant, dass er an 3 der 5 Wochenarbeitstage arbeitet - unabhängig davon, wieviele Stunden er an jedem einzelnen Tag arbeitet.
Urlaubsanspruch für Teilzeit-Mitarbeiter berechnen
Die Angaben auf dieser Seite entsprechen den Vorgaben des deutschen Bundesurlaubsgesetzes.
In anderen Ländern können abweichende Vorgaben bestehen. Ebenso kann es abweichende, individuelle Vereinbarungen in einem Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters geben.
Die Angaben auf dieser Seite sind eine Empfehlung ohne Gewähr.
Bedienungshinweise
Drucken
Auf jeder Seite besteht die Möglichkeit, die Seite auszudrucken. Um eine Seite auszudrucken, können Sie die Druckfunktion Ihres Browsers benutzen (meistens über das Menü "Datei" > "Drucken").
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Kalender mit Farben ausdrucken
Wenn Sie eine Kalenderansicht ausdrucken, werden die farblichen Markierungen der Abwesenheiten in der Regel zunächst nicht ausgedruckt - auf dem ausgedruckten Kalender erscheinen die Abwesenheiten also nicht. Der Grund dafür ist, dass die farbliche Markierung eine Hintergrundeigenschaft ist und Hintergründe beim Ausdruck in der Regel nicht mit ausgedruckt werden.
Damit die Farben auch mit ausgedruckt werden, aktivieren Sie in den Optionen Ihres Internetbrowsers das Drucken von Hintergrundfarben. Je nach Internetbrowser gehen Sie wie folgt vor:
Chrome Browser
Rufen Sie die Funktion zum Drucken der Seite auf. Sie bekommen eine Vorschau des Ausdrucks angezeigt und können beispielsweise den Drucker wählen. Im linken unteren Bereich gibt es eine Option Hintergrundfarben Drucken. Aktivieren Sie diese Option vor dem Ausdruck.
Firefox Browser
Gehen Sie auf das Menü Datei > Seite einrichten, anschließend auf den Reiter Format & Optionen. Dort aktivieren Sie die Option Hintergrund drucken (Farben und Bilder).
Internet Explorer bis Version 10
Gehen Sie auf das Menü Extras > Internetoptionen, anschließend auf den Reiter Erweitert. In dem Fenster mit den Optionen suchen Sie nach der Option Hintergrundfarben und -bilder drucken und aktivieren diese Option.
Internet Explorer ab Version 11
Gehen Sie auf das Menü Datei > Druckvorschau... Anschließend klicken Sie in dem Fenster mit der Druckvorschau oben in der Menüleiste auf das Symbol mit dem Zahnrad. Es öffnet sich ein kleines Fenster mit Titel "Seite einrichten". Aktivieren Sie hier die Option Hintergrundfarben und -bilder drucken.
Edge Browser
Der Edge Browser unterstützt das Drucken der Hintergrundfarben leider nicht. Bitte nutzen Sie einen anderen Browser.
Andere Browser
Bei jedem Browser gibt es in den Optionen oder im Druckmenü eine Option, um auch Hintergrundfarben auszudrucken. Suchen und aktivieren Sie diese Option vor dem Ausdruck.
Filter
Die Filterfunktion, die in vielen Ansichten angeboten wird, ermöglicht es, die angezeigte Liste auf bestimmte Kriterien zu filtern.
Beispiel:
In der Urlaubsübersicht wählen Sie in den Filterkriterien einen Mitarbeiter aus. Nach Bestätigen des Filters wird die Liste aktualisiert und Sie erhalten lediglich den Urlaub des ausgewählten Mitarbeiters.
Bedienung:
Wählen Sie aus, welche Kriterien für die angezeigte Liste gelten sollen und klicken dann auf "Filter anwenden", um die Liste zu aktualisieren.
Passwort aendern
Um das Passwort zu ändern, nutzen Sie im angemeldeten Bereich die Funktion in der linken Navigationsleiste "Passwort ändern".
Nach Eingabe des alten Passwortes und zweimaliger Eingabe des neuen Passwortes ist Ihr Passwort geändert.
Nach der ersten Registrierung und nach dem Anlegen neuer Benutzer wird für diese neuen Benutzern automatisch ein zufälliges Passwort generiert. Mit diesem Passwort kann die erstmalige Anmeldung erfolgen. Nach der ersten Anmeldung wird automatisch die Eingabe eines neuen Passwortes gefordert.Neue Email-Adresse
Wenn sich Ihre E-Mail-Adresse geändert hat, so können Sie die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse bei uns auch ändern. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Eigene E-Mail-Adresse ändern
Jeder Benutzer kann seine eigene E-Mail-Adresse jederzeit ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1) Melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten an und klicken dann in der linken Navigationsleiste auf "Ihre Benutzerdaten"
2) Klicken Sie neben der angezeigten E-Mail-Adresse auf den Link "E-Mail-Adresse ändern"
3) Folgen Sie nun den Erläuterungen auf den folgenden Seiten um die E-Mail-Adresse ändern zu lassen.
E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters ändern
Benutzer der Rolle "Vorgesetzter" und "Admin" können neben der eigenen E-Mail-Adresse auch die E-Mail-Adresse Ihrer Mitarbeiter ändern (jedoch nicht ohne Bestätigung des jeweiligen Benutzers: der Benutzer erhält eine E-Mail mit dem Änderungswunsch und muss die Änderung bestätigen). Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1) Klicken Sie im angemeldeten Bereich in der linken Navigationsleiste unterhalb "Mitarbeiter" auf "Übersicht".
2) Klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf das Symbol mit dem Lupe um zu der Seite mit den Mitarbeiterinformationen zu gelangen.
3) Klicken Sie neben der E-Mail-Adresse auf den Link "E-Mail-Adresse ändern"
4) Folgen Sie nun den Erläuterungen auf den folgenden Seiten um die E-Mail-Adresse ändern zu lassen.Abwesenheiten exportieren
Sie können Ihre Abwesenheitseinträge aus unserer Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung in Ihren persönlichen Kalender exportieren. Vorgesetzte und Administratoren können natürlich auch die Einträge Ihrer Mitarbeiter in Ihren Kalender exportieren.
Dazu muss Ihre Kalendersoftware lediglich den allgemein üblichen, sogenannten ICS- oder ICal-Standard unterstützen. Damit ist der Export beispielsweise in folgende Kalenderanwendungen möglich:
Anleitung
Um einen Eintrag zu exportieren gehen Sie wie folgt vor:
1) Melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten an
2) Klicken Sie unterhalb "Ihr Urlaub" oder "Abwesenheiten" auf "Übersicht", um die tabellarische Liste der Einträge anzeigen zu lassen
3) In der Zeile zu dem gewünschten Eintrag klicken Sie auf das Symbol
4) Daraufhin wird der Eintrag automatisch exportiert und Ihre Kalendersoftware sollte sich automatisch öffnen und den Eintrag zum Speichern anzeigen
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